Yrityksen organisaatiorakenne: tyypit ja järjestelmät

Organisaatiorakenne muodostuu yrityksen tavoitteista ja siihen tarvittavista yksiköistä riippuen. Osastot suorittavat toiminnot, jotka muodostavat yrityksen liiketoimintaprosessit.

Mikä on yrityksen organisaatiorakenne?

Kun puhumme organisaatiorakenteesta, tarkoitamme käsitteellistä kehystä, jonka ympärille ihmisryhmä on organisoitu, perustaa, jolla kaikki toiminnot pidetään. Yrityksen organisaatiokaavio on pohjimmiltaan käyttöopas, joka selittää organisaation rakentamisen ja toiminnan. Organisaatiorakenne kuvaa tarkemmin, miten päätökset tehdään yrityksessä ja kuka on sen johtaja.

Miksi on tarpeen kehittää yrityksen organisaatiorakennetta?

Organisaatiorakenteen elementit

Organisaation organisaatiorakenne riippuu siitä, ketkä ovat sen jäseniä, mitä tehtäviä se ratkaisee ja kuinka pitkälle organisaatio on kehittynyt.

Riippumatta valitsemastasi organisaatiorakenteesta, siinä on aina kolme elementtiä.

Tietty henkilö tai ihmisryhmä, joka tekee päätöksiä organisaatiossa.

• Säännöt, joiden mukaan organisaatio toimii

Monet näistä säännöistä voidaan ilmaista nimenomaisesti, kun taas toiset voidaan piilottaa, mutta ei yhtä sitovia.

• Työnjako

Työnjako voi olla virallista tai epävirallista, väliaikaista tai pysyvää, mutta jokaisella organisaatiolla on varmasti tietyntyyppinen työnjako.

Perinteiset organisaatiorakenteet

Tehokkaan organisaatiorakenteen kehittämiseksi sinun on määriteltävä:

• toiminnot, jotka on suoritettava yrityksessä;
• yrityksen tarvitsemat osastot;
• linkit näiden osastojen välillä;
• alisteisuus yrityksessä;
• organisaatiorakenteen yksityiskohtaisuus.

Voit tehdä tämän seuraavasti:

Määritä yrityksen päätoiminnot - tason I toiminnot

On kirjattava päätoiminnot (ensimmäisen tason toiminnot), esimerkiksi: tuotteiden valmistus, lopputuotteiden tai tavaroiden myynti, palvelujen tarjoaminen, raaka-aineiden osto, varastointi, toimitus, tulliselvitys, hallinnon kirjanpito jne.

On tärkeää tehdä ero ensisijaisten ja toissijaisten toimintojen välillä. Päätoimintojen avulla yritys saa (niitä kutsutaan myös tuotannoksi) voittoja. Tukitoiminnot tukevat ydintoimintoja. Näihin kuuluvat esimerkiksi markkinointi, rahoitus, kirjanpito. Jos yrityksellä on useita erityyppisiä toimintoja, suosittelemme mahdollisuuksien mukaan linkittämään päätoiminnot välittömästi niihin toimintatyyppeihin, joihin ne liittyvät. Koko yritykselle suoritettavia toimintoja (talous, kirjanpito) ei tarvitse sitoa toiminnan tyyppiin.

Kun kirjoitat toimintoja, sinun tulee aina kysyä itseltäsi "miksi teemme tämän?" Jos kenelläkään (!) Ei ole vastausta tähän kysymykseen tai vastaus tähän kysymykseen ei tyydytä yrityksen johtajaa, tätä toimintoa ei pitäisi joko suorittaa tai se on syytä ajatella. Tätä tapahtuu kuitenkin harvoin toimintojen ensimmäisellä tasolla.

On kätevää pitää kirjaa taulukkomuodossa Excel-tiedostossa.

Määritä alitoiminnot - tason II toiminnot

Seuraavaksi sinun on määriteltävä alitoiminnot kullekin päätoiminnolle, eli vastattava kysymykseen: "Mitkä alatehtävät on ratkaistava, jotta päätehtävä voidaan suorittaa?" Esimerkiksi toisen tason toiminnot päätehtävään "raaka-aineiden hankinta" voivat olla: toimittajien etsiminen, sopimusten tekeminen toimittajien kanssa, ostotilausten muodostaminen jne. Alitoimintoja voidaan kutsua myös työtehtäviksi.

Esitämme jatkuvasti itsellemme kysymyksen "miksi teemme tämän?" Päätoiminnon alitoimintojen lukumäärän ei pitäisi olla liian suuri, mutta ei myöskään liian pieni. Ihanteellinen luku on 7 plus tai miinus 2. Jos niitä on huomattavasti enemmän, sinun on harkittava uudelleen ryhmittelyperiaatetta.

Määritä tason III toiminnot

Jos yritys on suuri, tulisi määritellä kolmannen tason toiminnot, toisin sanoen toisen tason toimintojen alitoiminnot.

Prosessiarkkitehtuurin kehittämisen aikana saadut tulokset mahdollistavat yrityksen organisaatiorakenteen parantamisen. Tämä on etenemissuunnitelmamme seuraava kohta.

Organisaatiorakenteen päätarkoitus on palvella liiketoimintaprosesseja. Siksi se on olemassa. Kuinka tämä vaatimus varmistetaan? - korreloimalla esittäjien toiminnot liiketoimintaprosesseissa organisaatiorakenteen vastuukeskusten kanssa. Tämä analyysi tehtiin organisaatiokonseptin kehittämisen aikana. Tulosten perusteella yhtiön toimialojen toimintoja ja vastuualueita tulisi selvittää. Samaan aikaan usein tunnistetaan toiminnot, joita ei ole määritetty mihinkään nykyisen rakenteen yksikköön. Tässä tapauksessa on välttämätöntä muodostaa puuttuvat vastuukeskukset, joiden on palveltava "kukaan" prosesseja. Esimerkki tällaisesta tilanteesta annettiin edellisessä artikkelissa, jossa liiketoimintaprosessien analyysin perusteella tunnistettiin markkinointiprosessit, joiden ylläpitämiseksi markkinointijako otettiin käyttöön organisaatiorakenteessa.

On huomattava, että organisaatiorakenne identifioidaan usein organisaatiokaavion kanssa, joka kuvaa yrityksen jakoa ja niiden välisiä alaisuussuhteita. Tässä tapauksessa organisaatiorakenteen kehittäminen ymmärretään suorakulmioiden piirtämiseen nuolilla.

Todellisuudessa organisaatiorakenne on toimintojen, voimien ja vastuiden jakamisen ja koordinoinnin järjestelmä yrityksen rakenteellisten osien välillä. Sitä ei ole kuvattu yhdessä kaaviossa. Loppujen lopuksi kaavio heijastaa vain yrityksen virkamiesten ja divisioonien välisiä alistussuhteita. Mutta tämä on vain pieni osa ihmissuhteita tuotannon aikana. Liiketoimintaprosessien tärkein “moottori” on ”asiakas – toimittaja” -suhde. Nämä suhteet mahdollistavat työn tulosten siirtämisen yhdestä linkistä toiseen prosessiketjussa. Mutta nämä suhteet eivät näy organisaatiokaaviossa.

Kuinka kuvaamaan yrityksen organisaatiorakennetta?

Organisaatiorakenteen kuvauksen tulisi sisältää seuraavat elementit:

• Organisaatiokaavio; se osoittaa yrityksen rakenteellisten osastojen koostumuksen ja niiden välisen raportointisuhteen.
• kuvaus kunkin rakenneyksikön toiminnoista, toimivaltuuksista ja vastuista ottaen huomioon niiden roolit liiketoimintaprosesseissa. Samalla ilmoitetaan, missä liiketoimintaprosesseissa osasto on mukana ja miten se on yhteydessä sisäisiin toimittajiinsa ja asiakkaisiinsa. On tärkeää, että tämä kuvaus on prosessikeskeistä.
• Käsitteellinen kuvaus yrityksen merkittävimmistä runkoprosesseista, kuten strateginen hallinta, vuosisuunnittelu, tilausten hallinta, kehityksen hallinta ja uusien tuotteiden lanseeraus, yrityksen kehitysprojektien hallinta.

Organisaatiorakennetta koskevia sääntöjä ollaan luomassa, ja ne määrittelevät täysin yrityksen johtamismekanismit.

Kuinka kehittää organisaatiorakennetta?

Kuten olemme sanoneet, yrityksen organisaatiorakenteen luomisen perusta on liiketoimintaprosessien arkkitehtuuri. Se määrittää erityisesti liiketoimintaprosessien palvelemiseen tarvittavien vastuukeskusten kokoonpanon. Liiketoimintaprosessien arkkitehtuurin kehityksen aikana muodostunut vastuukeskusten kuvaus on lähtökohta organisaatiorakenteen kuvaukselle.

Organisaatiorakenne eroaa organisaatiokäsitteestä yksityiskohtaisemmin ja tietyssä määrin subjektiivisuudessa. Tosiasia on, että organisaatiokonsepti saadaan muodollisen-loogisen prosessin tuloksena, kun taas organisaatiorakennetta kehitettäessä tulisi ottaa huomioon subjektiiviset tekijät, kuten esimerkiksi henkilön valmius ottaa tietty virkailija asema kyseisen henkilön kyvyn mukaan. Tietysti, mitä yksityiskohtaisempia myönnytyksiä "elämän proosalle" teemme, sitä huonompi organisaatiorakenne. Mutta on mahdotonta tehdä ilman tätä, koska meidän on työskenneltävä ihmisten kanssa, jotka meillä on, eikä aina ole valinnanvaraa.

Luettelkaamme siis tärkeimmät muutokset, jotka tapahtuvat vastuukeskuksissa organisaatiorakenteen rakentamisen aikana.

• Vastuullisuuskeskusten yhdistäminen. Muistakaamme, että vastuukeskukset muodostettiin kompetenssien homogeenisuuden periaatteen perusteella (myyjät myyjien kanssa, markkinoijat markkinoijien kanssa jne.). Siksi yhdistyminen on ei-toivottu kompromissi, jota tulisi välttää aina kun mahdollista. Tietyissä tilanteissa tämä päätös voi kuitenkin olla perusteltu.
• Vastuukeskusten erottaminen seurauksena ylimääräistä erikoistumista ja toimintojen erottamista liiketoimintaprosesseissa. Esimerkiksi myyntiosasto voidaan jakaa toimistoihin, jotka käsittelevät asiakkaita, ja toimistoihin, jotka hoitavat tukitoimintoja myyntiprosessissa.
• Ota käyttöön ylimääräinen hierarkian taso. Tämä on hyödyllistä, kun on tarpeen jakaa kompetenssit tason mukaan. Alemman tason esiintyjille tulisi osoittaa rajoitettu joukko taitoja, ja kokeneet johtajat tulisi sijoittaa heidän yläpuolelleen. Esimerkiksi asiakaspäälliköt voidaan jakaa ryhmiin, joista kutakin johtaa vanhempi johtaja, joka toimii mentorina ja mentorina vähemmän kokeneille kollegoille.